► Georg Huber Landrat des Landkreises Mühldorf am Inn:

Social Media und Digitalisierung in der Verwaltung

Liebe Leserinnen und Leser,

der diesjährige Kongress „Kommunale Kommunikation“ im oberpfälzischen Hemau beschäftige sich mit der Frage, ob Kommunen generell fit für die digitale Zukunft sind. Das Ergebnis war eindeutig: Es gibt zwar unter den Entscheidern in den bayerischen Rathäusern eine große Aufgeschlossenheit gegen- über dem Bereich Digitalisierung und Social Media.

Dennoch fehlt es an vielen Stellen an professionellem Know How. Dies führt zu einer gewissen Skepsis im Hinblick auf die praktische Umsetzung von Social Media-Kanälen und Maßnahmen. Obwohl in Deutschland rund 33 Millionen Menschen regelmäßig zu sozialen Medien greifen, wird diese potentielle Reichweite von den bayerischen Gemeinden und Kommunen noch unzureichend als Potential gesehen und genutzt. Vielerorts steht die regionale Tageszeitung nach wie vor im Fokus der lokalen Kommunikationsaktivitäten.

Das sich durch die Digitalisierung rasch ändernde Nutzungsverhalten zeigt uns ganz deutlich: Regionale Tageszeitungen werden es in Zukunft immer schwerer haben, mit den schnelllebigen und in Echtzeit kommunizierenden sozialen Medien mitzuhalten. Eine Antwort auf den daraus folgenden Rückgang der Abonnements ist, Qualität in der Berichterstattung zu gewährleisten – ein sehr schwieriges Unterfangen bei gleichzeitigem Rückgang der Mediabudgets und Auflagenzahlen.

Im Landkreis Mühldorf a. Inn möchten wir uns nicht nur auf die klassischen Printmedien verlassen, wenn es darum geht, unsere Dienst- leistungen und Botschaften aus dem Landratsamt zu verbreiten. Dies liegt nicht daran, dass es keine guten Erfahrungen mit den regionalen Redaktionen gibt. Vielmehr nutzen wir die neuen Medien dazu, unsere Pressearbeit zu verstärken, um die Reichweite unserer Botschaften zu erhöhen. Eines ist in den bisherigen Aktivitäten deutlich geworden: Entweder man macht es ganz, oder gar nicht. Denn in vielerlei Hinsicht bringt die Konzeptionierung, Planung und Umsetzung von sozialen Medien Fragen mit sich, die für Verwaltungen „Neuland“ sind. Deshalb braucht es Know-how, Führung, Geduld und Durchsetzungsvermögen bei den Verantwortlichen.

Es gibt keine einheitliche Blaupause für das Vorhaben, ein Landratsamt als Dienstleistungsunternehmen digital aufzustellen. Jedes Landratsamt und jeder Landkreis bringt seine Besonderheiten mit sich. Deshalb muss eine Digitalisierungsstrategie maßgeschneidert konzipiert werden. Nur wenn Bedürfnisse und Lösungsansätze klar definiert sind, kann eine solche Strategie umgesetzt werden. So werden erste Maßnahmen definiert, die im Rahmen einer absehbaren Zeitplanung umgesetzt werden können. Im Landkreis Mühldorf a. Inn zählt dazu die Einrichtung einer Facebook-Fanpage, die Erstellung einer neuen Website und die finale Implementierung eines digitalen Dokumenten-Management-Systems.

Facebook wird im Hinblick auf das Thema Datenschutz besonders kritisch beäugt, nicht zuletzt auch vom Bayerischen Datenschutzbeauftragten. Es ist einiges Fachwissen nötig, um Planung, Konzeption und Umsetzung professionell gewährleisten zu können. Als einer der ersten Landkreise können wir deshalb auf die Unterstützung eines Social Media Managers zählen.

Die Aktivitäten zur Vorbereitung der Fanpage machen es notwendig, beim Aufbau dieser möglichst viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit einzubeziehen.

Ein wichtiger Meilenstein – und damit ist der Landkreis Mühldorf a. Inn Vorreiter – ist die eigens erstelle Dienstvereinbarung, die definierte Prozesse und klare Verantwortlichkeiten verbindlich für die Verantwortlichen und die Kolleginnen und Kollegen im Landratsamt ausweist. Darüber hinaus wird monatlich ein Themenplan erstellt, der möglichst viele Fachbereiche abdeckt und den Fans der Seite eine breite Themenvielfalt bietet. Hierfür tagen regelmäßig Redaktionssitzungen.

Nicht zuletzt ist die neue Fanpage für das Landratsamt ein erfolgreiches, zusätzliches Sprachrohr, das Informationen und Nachrichten an zusätzliche Zielgruppen im Landkreis gibt. Erste Ergebnisse nach zwei Monaten „Betriebszeit“ können sich sehen lassen: Bisher wurden mehr als 30.000 Personen erreicht, die Vernetzung mit anderen Akteuren aus dem Landkreis wird von vielen aktiv gewünscht und erweitert sich laufend. Hieraus ergeben sich zusätzliche thematische Anknüpfungspunkte, die über den Redaktionsplan hinausgehen.

Höchste Zeit war es neben dem Thema Facebook auch, die bestehende Website durch eine Neue zu ersetzten. Der Großteil der Internetnutzer ruft Webseiten und soziale Medien über das Handy oder Tablet auf. Deshalb ist es unabdingbar, dass sich die Optik der Website auf diese Geräte anpasst („responsive design“). Natürlich muss es auch eine schnelle Möglichkeit geben, Kontakt mit dem Landratsamt aufzunehmen. Die Funktion der „einfachen Sprache“ ist zudem so obligatorisch wie die Vorlesefunktion. In internen Workshops und in Zusammenarbeit mit einer Agentur wurde die neue Website gestaltet. Zudem wurde eine neue Kategorie eingeführt: Die „Lebenslagen“ erleichtern es dem Bürger in Zukunft gezielt nach Themen auf der Website zu suchen, die seine persönliche Lebenssituation betreffen. Unbedingt notwendig und voll einsatzfähig ist auch die neue „Suchen-Funktion“, die zuverlässig und treffsicher alle Inhalte der Website abdeckt. Die Optimierung der Website nach dem Relaunch ist dabei ein laufender Prozess.

Die Umstellung von der papiergebundenen hin zu einer elektronischen Aktenführung und die Einführung bzw. der Einsatz eines entsprechenden Dokumenten-Management-Systems ist derzeit für viele Landratsämter ein Thema. Bei der elektronischen Aktenführung entfällt nicht nur der Aufwand, die zunehmenden elektronischen Dokumente und E-Mails auszudrucken und zum Papierakt zu nehmen, sie bietet auch viele weitere Vorteile. So sind Akten z. B. orts- und zeitunabhängig verfügbar. Es bestehen einfache, schnelle und komfortable Recherchemöglichkeiten, womit eine schnellere und bessere Auswertung der Daten ermöglicht wird.

Eine aktive Unterstützung des Projekts durch die Landrätin/den Landrat und die übrigen Führungskräfte über die gesamte Dauer des Projekts hindurch ist dabei ein entscheidender Faktor für eine erfolgreiche Einführung. Auch die Mitarbeiter/-innen wurden bereits früh eingebunden und über das Projekt und die damit verbundenen Auswirkungen auf ihre persönliche Arbeitsweise informiert. Das System ist aktiv und wird durch Schulungen aktuell Schritt für Schritt über die Fachbereiche hinweg eingeführt.

Diese wichtigen Digitalisierungsmaßnahmen kosten natürlich Zeit und Ressourcen. Mit der Umsetzung ist das Thema Digitalisierung aber noch lange nicht ad acta gelegt – im Gegenteil. In den vergangenen Monaten wurden Grundlagen geschaffen, auf welchen aufgebaut werden kann. Das Landratsamt Mühldorf a. Inn geht den Weg in eine digitale Zukunft – und wird für die Bürgerinnen und Bürger transparenter und zugänglicher. Klar ist, der Weg dorthin ist intensiv und oft unbekannt. Mit dem richtigen Teamwork und Professionalität, der nötigen Aufgeschlossenheit und den Willen, diesen Mehrwert für die Bürgerinnen und Bür- ger zu schaffen, ist vieles in den bayerischen Verwaltungen möglich.

Ihr Georg Huber Landrat des Landkreises Mühldorf am Inn