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ABC Arbeitsplatz Kommune

Fachbegriffe zum Thema Arbeitsplatz Kommune - kompetent erklärt in Kooperation mit der DATEV eG und der BVK Zusatzversorgung.

Betriebsrente

Für die „Betriebsrente“ der Beschäftigten der bayerischen Kommunen ist die BVK Zusatzversorgung zuständig, die 1940 als „Zusatzversorgungskasse der bayerischen Gemeinden“ gegründet wurde. Im Freistaat sind aktuell über 2.700 Gemeinden, Verwaltungsgemeinschaften, Städte, Landkreise und Bezirke Mitglied bei der BVK Zusatzversorgung. Die wichtigste rechtliche Grundlage für die Ausgestaltung der Betriebsrente, der Zusatzversorgung im kommunalen öffentlichen Dienst, ist der Altersvorsorge-Tarifvertrag Kommunal (ATV-K) vom 1. März 2002.

Die Satzung der BVK Zusatzversorgung entspricht hinsichtlich der Leistungen und der Frage, wer in der Zusatzversorgung zu versichern ist, inhaltlich dem ATV-K. Eine bundesweite Übertragbarkeit der Anwartschaften bei kommunalen oder kirchlichen Zusatzversorgungskassen ist in einem speziellen Überleitungsstatut geregelt. Aber in einem Punkt gibt es eine wichtige Besonderheit. Die BVK Zusatzversorgung ist die größte kommunale Zusatzversorgungskasse und eine der wenigen Kassen, bei der die Beschäftigten ihrer Mitglieder keine Eigenbeteiligung entrichten müssen.

Finanzierung allein durch die Arbeitgeber

Das heißt: Die Betriebsrente der Beschäftigten der bayerischen Kommunen wird im Regelfall ausschließlich durch die Arbeitgeber finanziert. Da die Mitglieder der BVK Zusatzversorgung verpflichtet sind, mit wenigen Ausnahmen sämtliche Arbeitnehmer für die Betriebsrente anzumelden, lautet der Fachbegriff dafür: „Pflichtversicherung“.

Die Betriebsrente aus der BVK Zusatzversorgung ist somit für die Beschäftigten ein beträchtlicher Vorteil, den ihnen die kommunalen Arbeitgeber einräumen. Die durchschnittliche Höhe der Betriebsrenten der BVK Zusatzversorgung (Altersrenten) liegt bei rund 345 € monatlich. Für viele Ruheständler ist das eine unverzichtbare Ergänzung der gesetzlichen Rente.

Kaum Aufwand für die Arbeitnehmer

Während des Arbeitsverhältnisses hat der einzelne Beschäftigte nahezu keinen Aufwand für seine Betriebsrente. Die Zusatzversorgung ist Sache der Arbeitgeber. Sie führen die für die Finanzierung erforderlichen Umlagen und Beiträge direkt an die Zusatzversorgungskasse ab. Und sie melden ihre Beschäftigten dort an und auch wieder ab, wenn das Beschäftigungsverhältnis endet.

Wechselt der Versicherte zu einem Arbeitgeber ohne Zusatzversorgung, wird sein Versicherungsverhältnis von der Zusatzversorgungskasse beitragsfrei weitergeführt.

Die Versicherten werden einmal pro Jahr von der BVK Zusatzversorgung direkt kontaktiert: Mit der Renteninformation, die an diejenigen Beschäftigten verschickt wird, die im Vorjahr aktiv versichert waren. Die Renteninformation dokumentiert die Entwicklung der Rentenanwartschaft bis zum 31.12. des Vorjahrs und die bis dahin zurückgelegten Versicherungszeiten. Um die Betriebsrente zur erhalten, muss der Versicherte – sobald er die gesetzliche Rente beantragt hat – einen eigenen Rentenantrag bei der BVK Zusatzversorgung stellen.

E-Rechnungspflicht - Handlungsbedarf für Unternehmen

Für Städte und Gemeinden ist die E-Rechnung nichts Neues, schließlich ist sie im sogenannten Business-to-Government-Bereich (B2G) bereits seit Jahren obligatorisch. Doch bald müssen auch etliche kommunale Betriebe ihre Rechnungsprozesse umstellen, die dafür bisher keine Notwendigkeit gesehen haben. Grund dafür ist die Verpflichtung zur obligatorischen E-Rechnung für inländische Umsätze zwischen Unternehmen, die grundsätzlich ab 2025 gilt. Sofern kommunale Unternehmen durch die Regelung des § 2b des Umsatzsteuergesetzes (UStG) als umsatzsteuerliche Unternehmen (§ 2 Abs. 1 UStG) einzuordnen sind und im Rahmen ihrer wirtschaftlichen Betätigung umsatzsteuerpflichtige Lieferungen und Leistungen erbringen, gelten die neuen Regelungen der elektronischen Rechnungsstellung auch für sie. Die E-Rechnungsvorschriften knüpfen somit an die Unternehmereigenschaft im Sinne des § 2 Abs. 1 UStG an, greifen jedoch nicht im hoheitlichen Bereich von kommunalen Betrieben.

Ab dem 01.01.2025 müssen Unternehmen ihre Rechnungen also grundsätzlich als elektronische Rechnungen in einem Format ausstellen und übermitteln, das der europäischen Norm EN16931 entspricht. Für betroffene Kommunen und kommunale Betriebe, die bereits die XRechnung im Eingangsprozess eingeführt haben, besteht nun auf Ausgangsseite ebenfalls Handlungsbedarf, auch wenn hier Synergieeffekte genutzt werden können. Neben der XRechnung ist auch das etablierte Format ZUGFeRD ab der Version 2.0.1 zulässig. Es bietet den Vorteil, dass es auch privaten Endkunden zugestellt werden kann, da es neben dem obligatorischen Datensatz auch über eine Sichtkomponente in Form einer PDF-Datei verfügt. So ist keine spezielle Software nötig, um ZUGFeRD-Rechnungen lesen zu können. Ausgereifte Lösungen, um Rechnungen gemäß diesen Standards zu erstellen und zu empfangen, existieren bereits und sind seit Jahren etabliert. Das gilt beispielsweise für alle rechnungsschreibenden Programme der DATEV.

Übergangsfristen bis Ende 2027

Während der Empfang von E-Rechnungen ohne Ausnahme direkt ab 2025 gewährleistet werden muss, sieht der Gesetzgeber für Ausgangsrechnungen großzügige Übergangsfristen bis Ende 2027 vor. Dennoch empfiehlt es sich, den Umstellungsprozess möglichst bald anzugehen. Die Übergangsphase bietet die Möglichkeit, sich mit den elektronischen Rechnungsformaten und den damit einhergehenden elektronischen Rechnungsprozessen vertraut zu machen und sich frühzeitig rechtssicher aufzustellen.

Weitere Informationen: https://www.datev.de/web/de/aktuelles/e-rechnung-mit-datev/?stat_Mparam=int_url_datev_e-rechnung

Grundsteuerreform

Veränderungen für Kommunen in Bezug auf die Digitalisierung

Die Messbescheiddaten werden von den Finanzbehörden nun ausschließlich in elektronischer Form via ELSTER-Portal zur Verfügung gestellt. Papierbasierte Prozesse werden damit abgelöst.

Speziell für Kommunen, Kammern, Universitäten, Landschaftsverbände, Banken, Behörden, Anstalten oder Service-Provider steht im ELSTER-Portal das Verfahren ELSTER-Transfer bereit. Darüber lassen sich bestimmte Daten – wie eben die Messbescheiddaten für die Grundsteuer – elektronisch mit der Finanzverwaltung austauschen sowie Dokumente in die Postfächer von Anwendern einstellen. Da die Rechenzentren der Partner der Finanzverwaltung bei Datenabholverfahren aber ausschließlich Rohdaten zur Verfügung stellen, bedarf es nun zwingend einer Software, in der diese aufbereitet und weiterverarbeitet werden. Städte und Gemeinden, die im Umfeld der Grundsteuer noch mit papierbehafteten Prozessen gearbeitet haben, sollten sich also schnell ein digitales System für die Bearbeitung ihrer Abgabeninformationen anschaffen.

Geprüfte Datenqualität durch Teilautomatisierung

Ein solches Programm, das den ELSTER-Transfer zuverlässig unterstützt, ist DATEV Kommunale Abgabe. Die elektronisch übermittelten Messbescheiddaten lassen sich darin sowohl für die Grundsteuer als auch für die Gewerbesteuer einfach einlesen. Im Zuge des Imports werden neue Finanzamtsaktenzeichen oder Steuernummern automatisiert im Bestand angelegt und neue Abgaben gebildet. Ist für das importierte Finanzamtsaktenzeichen oder die Steuernummer bereits eine Abgabe im System vorhanden, erzeugt der Import auf Basis des dahinterliegenden Sachverhaltes eine entsprechende Korrekturversion. Die durchgeführten Aktionen werden in einem Ergebnisprotokoll dokumentiert. Sollten sich seitens der Finanzverwaltung Änderungen am Satzaufbau der Importdateien ergeben, werden diese zeitnah in der Importschnittstelle angepasst.

Vor dem ersten Import ist es sinnvoll, die Datenqualität des zuständigen Finanzamtsaktenzeichen- und Steuernummernbestands zu prüfen. Das eindeutige Zuordnungskriterium für die elektronische Verarbeitung ist das Finanzamtsaktenzeichen bzw. die Steuernummer. Ein Import ist nur möglich, wenn diese mit dem Aufbau von den Finanzbehörden geführten Finanzamtsaktenzeichen und Steuernummern übereinstimmen. Im Hinblick auf die Umsetzung der Grundsteuerreform empfiehlt es sich, den Datenbestand zu bereinigen. Zu beachten ist, dass die Finanzamtsaktenzeichen und Steuernummern in den Importdateien rein numerisch übermittelt werden und deswegen weder Sonderzeichen noch Trennstriche enthalten dürfen. Mit Hilfe künstlicher Intelligenz unterstützt ein DATEV-Tool dabei, den Datenbestand zu analysieren und für die Bereinigung vorzubereiten.

Weitere Informationen: www.datev.de/public-sector

Meldungen an die Zusatzversorgungskasse automatisieren

Im öffentlichen Dienst sind Arbeitgeber bei der Entgeltabrechnung mit einer Vielzahl spezifischer Regelungen konfrontiert und werden vom Gesetzgeber mit einer enormen Taktung an gesetzlichen Änderungen zusätzlich gefordert. Neben einer Vielzahl unterschiedlicher Tarif- und Besoldungstabellen gelten besondere Verfahren beispielsweise für die Ermittlung von Zeitzuschlägen und Zulagen, der Jahressonderzahlung oder falls einmal ein Krankengeldzuschuss fällig wird. Eine weitere Besonderheit: Im Rahmen der Pflichtversicherung ist auch eine Anmeldung der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer bei der Zusatzversorgungskasse (ZVK) erforderlich.

Die jeweilige ZVK führt die betriebliche Altersversorgung im Auftrag der angeschlossenen Arbeitgeber durch. Diese Arbeitgeber werden je nach Kasse als Mitglieder oder Beteiligte bezeichnet. Sie sind also zugleich Kunden und Gewährsträger der Versorgungseinrichtung. Durch diese Zusatzversorgung erhalten Tarifbeschäftigte des öffentlichen Dienstes zusätzlich zur gesetzlichen Rentenversicherung eine betriebliche Altersversorgung. Die Beiträge entrichtet hier – anders als bei der gesetzlichen Rentenversicherung – ausschließlich der Arbeitgeber.

So sind die Arbeitgeber des öffentlichen Dienstes verpflichtet, ihre Arbeitnehmer bei einer Zusatzversorgungseinrichtung zu versichern und regelmäßigen Meldepflichten nachzukommen. Innerhalb der Jahresmeldung müssen das zusatzversorgungspflichtige Entgelt sowie die sich daraus ergebenden Umlagen und Beiträge an die jeweilige ZVK gemeldet werden. Das sollte heute in der Regel auf elektronischem Weg erfolgen. Grundlage für das elektronische Meldeverfahren an die ZKV bilden die „Allgemeine Richtlinien der Zusatzversorgungseinrichtungen des öffentlichen und kirchlichen Diensts für ein einheitliches Verfahren der automatisierten Datenübermittlung“ – kurz DATÜV-ZVE.

Zeit und Kosten sparen bei der Lohn- und Gehaltsrechnung

Um die Meldepflichten an die ZVK einfach und effizient erledigen zu können, empfiehlt sich, schon bei der Auswahl der Software für die Entgeltabrechnung darauf zu achten, dass die an die Zusatzversorgungskassen beziehungsweise an den Versorgungsverband bundes- und landesgeförderter Unternehmen (VBLU) abzuführenden Beiträge automatisch berechnet und überwacht werden. Moderne, leistungsfähige Systeme stellen die Datensätze zur maschinellen Weitergabe an die ZVK für die monatlichen und jährlichen Meldungen ebenfalls gleich bereit. So lassen sich in der Lohn- und Gehaltsabrechnung reibungslose und durchgängige Arbeitsabläufe etablieren, die helfen Zeit und Kosten zu sparen. Mit DATEV LODAS Öffentlicher Dienst lässt sich die Lohn- und Gehaltsabrechnung beispielsweise jederzeit rechtssicher komplett digital erledigen.

Weitere Informationen: www.datev.de/public-sector-hr

Umsatzsteuerpflicht Software nimmt Kommunen und ihren Unternehmen den Schrecken

Bereits 2016 wurden die Vorgaben zur Umsatzsteuer für Körperschaften der öffentlichen Hand im §2b des Umsatzsteuergesetzes (UStG) neu geregelt. Prinzipiell verpflichtet es alle juristischen Personen des öffentlichen Rechts (jPöR), für bestimmte Leistungen Umsatzsteuer abzuführen. Auf Basis der vom Gesetzgeber noch einmal verlängerten Übergangsregelungen hat jedoch ein Großteil der betroffenen Körperschaften, Anstalten oder Stiftungen die für die Einhaltung dieser Pflicht nötige Umstellung ihrer Abläufe weiter aufgeschoben. Dennoch sollten sich Kommunen und ihre Unternehmen möglichst bald damit befassen, da dies eine fundamentale Änderung im Finanzwesen bedeutet.

Um zu ermitteln, welche Umsätze umsatzsteuerrechtlich relevant sind, müssen alle Einnahmen und die zugrunde liegenden Sachverhalte geprüft werden. Das lässt sich beispielsweise durch eine Einnahmeanalyse bewerkstelligen. Die darin ermittelten Tatsachen sind dann der Ausgangspunkt für die Bestimmung des materiell-rechtlichen Klärungsbedarfs sowie etwaiger Risiken. Zusätzlich müssen die relevanten bestehenden mündlichen und schriftlichen Verträge der jPöR steuer-rechtlich bewertet werden, ebenso Verträge, die regelmäßig geschlossen werden. Professionelle Unterstützung leistet hier der steuerliche Berater. Der dauerhafte Verwaltungsaufwand, der über die Umstellung hinaus entsteht, damit auch künftig alle Umsatzsteuerpflichten ordnungsgemäß erfüllt werden können, lässt sich mit professioneller Software enorm verringern.

Homogener, automatisierter Prozess

So sorgen beispielsweise die Lösungen Rechnungswesen kommunal und Unternehmen online des IT-Dienstleisters DATEV für einen nahtlosen Datenaustausch zwischen verschiedenen Sachbereichen der jPöR und ihrem Steuerbereich. Bereits die integrierte Software für die Rechnungsschreibung gewährleistet, dass in den Ausgangsrechnungen die gemäß § 14 UStG erforderlichen Angaben enthalten sind. Zudem ist sie so in die Finanzsoftware eingebunden, dass die geltend gemachten Forderungen buchhalterisch erfasst werden und die ausgewiesene Umsatzsteuer automatisch in die Steuererklärung aufgenommen wird. Dass für bestimmte Rechnungen bereits konkrete Umsatzsteuersätze hinterlegt werden können, reduziert den manuellen Aufwand weiter. So entsteht ein homogener und automatisierter Prozess von der Rechnungsstellung über die Buchführung bis hin zur Erstellung von Umsatzsteuererklärungen, der das Fehler- wie auch das Haftungsrisiko für die Verantwortlichen deutlich senkt.

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