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(GZ-18-2024 - 26. September)

In Kooperation mit DATEV eG und BVK Zusatzversorgung

► Kompliziertes einfach erklärt:

 

ABC Arbeitsplatz Kommune

 

Fachbegriffe zum Thema Arbeitsplatz Kommune - kompetent erklärt in Kooperation mit der DATEV eG und der BVK Zusatzversorgung.

 

Betriebsrente

Für die „Betriebsrente“ der Beschäftigten der bayerischen Kommunen ist die BVK Zusatzversorgung zuständig, die 1940 als „Zusatzversorgungskasse der bayerischen Gemeinden“ gegründet wurde. Im Freistaat sind aktuell über 2.700 Gemeinden, Verwaltungsgemeinschaften, Städte, Landkreise und Bezirke Mitglied bei der BVK Zusatzversorgung. Die wichtigste rechtliche Grundlage für die Ausgestaltung der Betriebsrente, der Zusatzversorgung im kommunalen öffentlichen Dienst, ist der Altersvorsorge-Tarifvertrag Kommunal (ATV-K) vom 1. März 2002.

Die Satzung der BVK Zusatzversorgung entspricht hinsichtlich der Leistungen und der Frage, wer in der Zusatzversorgung zu versichern ist, inhaltlich dem ATV-K. Eine bundesweite Übertragbarkeit der Anwartschaften bei kommunalen oder kirchlichen Zusatzversorgungskassen ist in einem speziellen Überleitungsstatut geregelt. Aber in einem Punkt gibt es eine wichtige Besonderheit. Die BVK Zusatzversorgung ist die größte kommunale Zusatzversorgungskasse und eine der wenigen Kassen, bei der die Beschäftigten ihrer Mitglieder keine Eigenbeteiligung entrichten müssen.

Finanzierung allein durch die Arbeitgeber

Das heißt: Die Betriebsrente der Beschäftigten der bayerischen Kommunen wird im Regelfall ausschließlich durch die Arbeitgeber finanziert. Da die Mitglieder der BVK Zusatzversorgung verpflichtet sind, mit wenigen Ausnahmen sämtliche Arbeitnehmer für die Betriebsrente anzumelden, lautet der Fachbegriff dafür: „Pflichtversicherung“.

Die Betriebsrente aus der BVK Zusatzversorgung ist somit für die Beschäftigten ein beträchtlicher Vorteil, den ihnen die kommunalen Arbeitgeber einräumen. Die durchschnittliche Höhe der Betriebsrenten der BVK Zusatzversorgung (Altersrenten) liegt bei rund 345 € monatlich. Für viele Ruheständler ist das eine unverzichtbare Ergänzung der gesetzlichen Rente.

Kaum Aufwand für die Arbeitnehmer

Während des Arbeitsverhältnisses hat der einzelne Beschäftigte nahezu keinen Aufwand für seine Betriebsrente. Die Zusatzversorgung ist Sache der Arbeitgeber. Sie führen die für die Finanzierung erforderlichen Umlagen und Beiträge direkt an die Zusatzversorgungskasse ab. Und sie melden ihre Beschäftigten dort an und auch wieder ab, wenn das Beschäftigungsverhältnis endet.

Wechselt der Versicherte zu einem Arbeitgeber ohne Zusatzversorgung, wird sein Versicherungsverhältnis von der Zusatzversorgungskasse beitragsfrei weitergeführt.

Die Versicherten werden einmal pro Jahr von der BVK Zusatzversorgung direkt kontaktiert: Mit der Renteninformation, die an diejenigen Beschäftigten verschickt wird, die im Vorjahr aktiv versichert waren. Die Renteninformation dokumentiert die Entwicklung der Rentenanwartschaft bis zum 31.12. des Vorjahrs und die bis dahin zurückgelegten Versicherungszeiten. Um die Betriebsrente zur erhalten, muss der Versicherte – sobald er die gesetzliche Rente beantragt hat – einen eigenen Rentenantrag bei der BVK Zusatzversorgung stellen.

 

Die Zeichen stehen auf Cloud

Die Gesetzgebung setzt zunehmend auf Online-Strategien. Aktuelle Beispiele dafür sind das Onlinezugangsgesetz und die E-Rechnung. Um die mit der zunehmenden Digitalisierung verbundenen Anforderungen zu bewältigen, brauchen Städte, Gemeinden und kommunale Unternehmen vernetzte und flexible Software – und die kommt heute aus der Cloud.

Cloud-Lösungen funktionieren unabhängig von Ort und Zeit und können die Effizienz erheblich steigern. Ein gutes Beispiel dafür liefert der Bereich Haushaltsplanung. Bei der dafür verfügbaren Software von DATEV sorgt das ein Online-Planungstool Webplanung für die performante und sichere Erfassung planungsrelevanter Informationen. Von wo aus die Mitarbeiter auf das Werkzeug zugreifen, spielt keine Rolle. Die erfassten Planbereiche stehen anschließend dem Kämmerer in der Haushaltsplanung sofort zur Verfügung und können mit einem Klick in die zentrale Planung übernommen werden.

Cloud-Lösungen unterstützen bereits in vielen Bereichen

Ebenfalls von den Vorteilen der Cloud können Anwender im Umfeld der Veranlagungssoftware profitieren. Hier bietet die Lösung Messbescheidverwaltung eine Übersicht über die bereitgestellten GewSt-Messbescheide. Alle für die Veranlagung relevanten Daten inklusive der Erläuterungstexte werden pro Gewerbesteuerobjekt übersichtlich im Browser dargestellt. Im Gegensatz zur alten Papierakte ist der Zugriff auf die Daten jederzeit möglich.

Ein weiterer Cloud-Service unterstützt im Bereich Haushalt und Budget. Unterschiedliche grafisch aufbereitete Diagramme können damit als externe Dokumente in den Haushalt integriert werden. Im Zusatzmodul Budgetsteuerung lässt sich über in den Arbeitsoberflächen integrierte Dashboards auf einen Blick erkennen, was gerade in der eigenen Organisation passiert und was zu tun ist. Drilldown-Funktionen machen es möglich, Mittelherkunft und Mittelverbrauch exakt nachzuvollziehen.

Wegweiser auf dem Weg in die Cloud

Um Kommunen und kommunalen Unternehmen den Einstieg in die Welt der Cloud-Nutzung zu erleichtern, bietet DATEV den Public Sector Cloud-Kompass an. Übersichtlich und anschaulich aufbereitet informiert er über alle verfügbaren DATEV-Cloud-Anwendungen, deren Anwendungsbereiche und den konkreten Mehrwert, den die jeweilige Nutzung bringt. Dabei deckt er alle relevanten Bereiche ab, von den nötigen Voraussetzungen über die Bestellung bis hin zur Einrichtung. Erreichbar ist der DATEV Public Sector Cloud-Kompass unter www.datev.de/public-sector-cloud.

 

E-Rechnung - Mit digitalen Belegen zu effizienten Abläufen

Digitale Prozesse sind der Schlüssel zu mehr Effizienz in der Verwaltung. Als Voraussetzung dafür müssen bereits die zugrunde liegenden Informationen elektronisch vorliegen. Daher ist die konsequente Digitalisierung von Papierbelegen der erste Schritt auf dem Weg der digitalen Transformation.

So empfiehlt es sich, die Rechnungsbearbeitung komplett auf E-Rechnungen umzustellen. Auch in Vorbereitung auf die grundsätzlich ab Jahresbeginn 2025 geltende Verpflichtung zur obligatorischen E-Rechnung für inländische Umsätze zwischen Unternehmen ist dieser Schritt ratsam. Dazu müssen zunächst die Lieferanten informiert werden, dass sie ausschließlich digitale Rechnungen ausstellen sollen. Diese müssen dann auf einer zentralen Rechnungseingangs-E-Mail-Adresse eingehen. Das schafft die Grundlage dafür, dass die Rechnungen dann automatisch weiterverarbeitet werden können – beispielsweise mittels einer Softwarelösung wie dem Cloud-System DATEV-Unternehmen online. Bereits durch diese Veränderung werden Prozessschritte wie das Öffnen der Post, Sortieren oder auch Scannen eingespart. Dennoch in Papier ausgestellte Belege wie Kassenbelege oder Tankquittungen lassen sich heute einfach über das Smartphone scannen und im System bereitstellen. DATEV bietet dafür mit der App Upload mobil eine einfach zu bedienende Option an.

Beleg-Workflows für beschleunigte Prozesse

Die nächste Etappe auf dem Weg in ein digitales Finanzwesen liegt dann im Einrichten von Beleg-Workflows für Rechnungseingang und -ausgang. Anstatt wie bisher die Rechnungen manuell durch die Organisation zu tragen und manuell zu unterschreiben, werden Belege in einem Beleg-Workflow ohne Zeitverlust digital geprüft und freigegeben. Mit Lösungen für die Belegfreigabe und die Rechnungsfreigabe mit Mittelprüfung bietet DATEV gleich zwei Varianten für die Ausgestaltung dieses Prozesses an.

Ein zusätzlicher Vorteil eines digitalen Beleg-Workflows ist die vollständige Transparenz über den Prüfprozess. Im System ist jederzeit ersichtlich, in welchem Status sich ein Beleg befindet und wie weit die Prüfung schon fortgeschritten ist. Für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden die Prozesse rund um Rechnungen so deutlich einfacher. Mittels OCR-Erkennung und E-Rechnung können viele buchungsrelevante Daten direkt aus dem Beleg ausgelesen und verarbeitet werden. Das reduziert manuelle Tätigkeiten und erhöht gleichzeitig die Datenqualität.

Automatisiert gesetzeskonform mit der E-Rechnung

Nach dem Rechnungseingang gilt es dann, das Augenmerk auf die Ausgangsrechnungen zu richten. Für eine gesetzeskonforme Rechnungsstellung – mit fortlaufender Rechnungsnummer, Unveränderbarkeit und revisionssicherer Speicherung – ist eine geprüfte Software ohnehin notwendig. Deshalb sollte auch die Rechnungsschreibung gleich auf E-Rechnungen umgestellt werden. DATEV stellt dazu als Erweiterung für Unternehmen online das Modul Auftragswesen next bereit.

Neben der technischen Seite der Umstellung auf digitale Belege und elektronische Rechnungs-Workflows ist es außerdem wichtig, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von vornherein einzubeziehen. Denn damit die neuen Prozesse ihr volles Potenzial entfalten können, ist die Akzeptanz und die Unterstützung aller beteiligten Fachbereiche ein elementarer Faktor.

Weitere Informationen unter: go.datev.de/e-rechnung

 

E-Rechnungspflicht - Handlungsbedarf für Unternehmen

Für Städte und Gemeinden ist die E-Rechnung nichts Neues, schließlich ist sie im sogenannten Business-to-Government-Bereich (B2G) bereits seit Jahren obligatorisch. Doch bald müssen auch etliche kommunale Betriebe ihre Rechnungsprozesse umstellen, die dafür bisher keine Notwendigkeit gesehen haben. Grund dafür ist die Verpflichtung zur obligatorischen E-Rechnung für inländische Umsätze zwischen Unternehmen, die grundsätzlich ab 2025 gilt. Sofern kommunale Unternehmen durch die Regelung des § 2b des Umsatzsteuergesetzes (UStG) als umsatzsteuerliche Unternehmen (§ 2 Abs. 1 UStG) einzuordnen sind und im Rahmen ihrer wirtschaftlichen Betätigung umsatzsteuerpflichtige Lieferungen und Leistungen erbringen, gelten die neuen Regelungen der elektronischen Rechnungsstellung auch für sie. Die E-Rechnungsvorschriften knüpfen somit an die Unternehmereigenschaft im Sinne des § 2 Abs. 1 UStG an, greifen jedoch nicht im hoheitlichen Bereich von kommunalen Betrieben.

Ab dem 01.01.2025 müssen Unternehmen ihre Rechnungen also grundsätzlich als elektronische Rechnungen in einem Format ausstellen und übermitteln, das der europäischen Norm EN16931 entspricht. Für betroffene Kommunen und kommunale Betriebe, die bereits die XRechnung im Eingangsprozess eingeführt haben, besteht nun auf Ausgangsseite ebenfalls Handlungsbedarf, auch wenn hier Synergieeffekte genutzt werden können. Neben der XRechnung ist auch das etablierte Format ZUGFeRD ab der Version 2.0.1 zulässig. Es bietet den Vorteil, dass es auch privaten Endkunden zugestellt werden kann, da es neben dem obligatorischen Datensatz auch über eine Sichtkomponente in Form einer PDF-Datei verfügt. So ist keine spezielle Software nötig, um ZUGFeRD-Rechnungen lesen zu können. Ausgereifte Lösungen, um Rechnungen gemäß diesen Standards zu erstellen und zu empfangen, existieren bereits und sind seit Jahren etabliert. Das gilt beispielsweise für alle rechnungsschreibenden Programme der DATEV.

Übergangsfristen bis Ende 2027

Während der Empfang von E-Rechnungen ohne Ausnahme direkt ab 2025 gewährleistet werden muss, sieht der Gesetzgeber für Ausgangsrechnungen großzügige Übergangsfristen bis Ende 2027 vor. Dennoch empfiehlt es sich, den Umstellungsprozess möglichst bald anzugehen. Die Übergangsphase bietet die Möglichkeit, sich mit den elektronischen Rechnungsformaten und den damit einhergehenden elektronischen Rechnungsprozessen vertraut zu machen und sich frühzeitig rechtssicher aufzustellen.

Weitere Informationen: https://www.datev.de/web/de/aktuelles/e-rechnung-mit-datev/?stat_Mparam=int_url_datev_e-rechnung

 

Grundsteuerreform

Veränderungen für Kommunen in Bezug auf die Digitalisierung

Die Messbescheiddaten werden von den Finanzbehörden nun ausschließlich in elektronischer Form via ELSTER-Portal zur Verfügung gestellt. Papierbasierte Prozesse werden damit abgelöst.

Speziell für Kommunen, Kammern, Universitäten, Landschaftsverbände, Banken, Behörden, Anstalten oder Service-Provider steht im ELSTER-Portal das Verfahren ELSTER-Transfer bereit. Darüber lassen sich bestimmte Daten – wie eben die Messbescheiddaten für die Grundsteuer – elektronisch mit der Finanzverwaltung austauschen sowie Dokumente in die Postfächer von Anwendern einstellen. Da die Rechenzentren der Partner der Finanzverwaltung bei Datenabholverfahren aber ausschließlich Rohdaten zur Verfügung stellen, bedarf es nun zwingend einer Software, in der diese aufbereitet und weiterverarbeitet werden. Städte und Gemeinden, die im Umfeld der Grundsteuer noch mit papierbehafteten Prozessen gearbeitet haben, sollten sich also schnell ein digitales System für die Bearbeitung ihrer Abgabeninformationen anschaffen.

Geprüfte Datenqualität durch Teilautomatisierung

Ein solches Programm, das den ELSTER-Transfer zuverlässig unterstützt, ist DATEV Kommunale Abgabe. Die elektronisch übermittelten Messbescheiddaten lassen sich darin sowohl für die Grundsteuer als auch für die Gewerbesteuer einfach einlesen. Im Zuge des Imports werden neue Finanzamtsaktenzeichen oder Steuernummern automatisiert im Bestand angelegt und neue Abgaben gebildet. Ist für das importierte Finanzamtsaktenzeichen oder die Steuernummer bereits eine Abgabe im System vorhanden, erzeugt der Import auf Basis des dahinterliegenden Sachverhaltes eine entsprechende Korrekturversion. Die durchgeführten Aktionen werden in einem Ergebnisprotokoll dokumentiert. Sollten sich seitens der Finanzverwaltung Änderungen am Satzaufbau der Importdateien ergeben, werden diese zeitnah in der Importschnittstelle angepasst.

Vor dem ersten Import ist es sinnvoll, die Datenqualität des zuständigen Finanzamtsaktenzeichen- und Steuernummernbestands zu prüfen. Das eindeutige Zuordnungskriterium für die elektronische Verarbeitung ist das Finanzamtsaktenzeichen bzw. die Steuernummer. Ein Import ist nur möglich, wenn diese mit dem Aufbau von den Finanzbehörden geführten Finanzamtsaktenzeichen und Steuernummern übereinstimmen. Im Hinblick auf die Umsetzung der Grundsteuerreform empfiehlt es sich, den Datenbestand zu bereinigen. Zu beachten ist, dass die Finanzamtsaktenzeichen und Steuernummern in den Importdateien rein numerisch übermittelt werden und deswegen weder Sonderzeichen noch Trennstriche enthalten dürfen. Mit Hilfe künstlicher Intelligenz unterstützt ein DATEV-Tool dabei, den Datenbestand zu analysieren und für die Bereinigung vorzubereiten.

Weitere Informationen: www.datev.de/public-sector

 

Meldungen an die Zusatzversorgungskasse automatisieren

Im öffentlichen Dienst sind Arbeitgeber bei der Entgeltabrechnung mit einer Vielzahl spezifischer Regelungen konfrontiert und werden vom Gesetzgeber mit einer enormen Taktung an gesetzlichen Änderungen zusätzlich gefordert. Neben einer Vielzahl unterschiedlicher Tarif- und Besoldungstabellen gelten besondere Verfahren beispielsweise für die Ermittlung von Zeitzuschlägen und Zulagen, der Jahressonderzahlung oder falls einmal ein Krankengeldzuschuss fällig wird. Eine weitere Besonderheit: Im Rahmen der Pflichtversicherung ist auch eine Anmeldung der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer bei der Zusatzversorgungskasse (ZVK) erforderlich.

Die jeweilige ZVK führt die betriebliche Altersversorgung im Auftrag der angeschlossenen Arbeitgeber durch. Diese Arbeitgeber werden je nach Kasse als Mitglieder oder Beteiligte bezeichnet. Sie sind also zugleich Kunden und Gewährsträger der Versorgungseinrichtung. Durch diese Zusatzversorgung erhalten Tarifbeschäftigte des öffentlichen Dienstes zusätzlich zur gesetzlichen Rentenversicherung eine betriebliche Altersversorgung. Die Beiträge entrichtet hier – anders als bei der gesetzlichen Rentenversicherung – ausschließlich der Arbeitgeber.

So sind die Arbeitgeber des öffentlichen Dienstes verpflichtet, ihre Arbeitnehmer bei einer Zusatzversorgungseinrichtung zu versichern und regelmäßigen Meldepflichten nachzukommen. Innerhalb der Jahresmeldung müssen das zusatzversorgungspflichtige Entgelt sowie die sich daraus ergebenden Umlagen und Beiträge an die jeweilige ZVK gemeldet werden. Das sollte heute in der Regel auf elektronischem Weg erfolgen. Grundlage für das elektronische Meldeverfahren an die ZKV bilden die „Allgemeine Richtlinien der Zusatzversorgungseinrichtungen des öffentlichen und kirchlichen Diensts für ein einheitliches Verfahren der automatisierten Datenübermittlung“ – kurz DATÜV-ZVE.

Zeit und Kosten sparen bei der Lohn- und Gehaltsrechnung

Um die Meldepflichten an die ZVK einfach und effizient erledigen zu können, empfiehlt sich, schon bei der Auswahl der Software für die Entgeltabrechnung darauf zu achten, dass die an die Zusatzversorgungskassen beziehungsweise an den Versorgungsverband bundes- und landesgeförderter Unternehmen (VBLU) abzuführenden Beiträge automatisch berechnet und überwacht werden. Moderne, leistungsfähige Systeme stellen die Datensätze zur maschinellen Weitergabe an die ZVK für die monatlichen und jährlichen Meldungen ebenfalls gleich bereit. So lassen sich in der Lohn- und Gehaltsabrechnung reibungslose und durchgängige Arbeitsabläufe etablieren, die helfen Zeit und Kosten zu sparen. Mit DATEV LODAS Öffentlicher Dienst lässt sich die Lohn- und Gehaltsabrechnung beispielsweise jederzeit rechtssicher komplett digital erledigen.

Weitere Informationen: www.datev.de/public-sector-hr

 

Umsatzsteuerpflicht Software nimmt Kommunen und ihren Unternehmen den Schrecken

Bereits 2016 wurden die Vorgaben zur Umsatzsteuer für Körperschaften der öffentlichen Hand im §2b des Umsatzsteuergesetzes (UStG) neu geregelt. Prinzipiell verpflichtet es alle juristischen Personen des öffentlichen Rechts (jPöR), für bestimmte Leistungen Umsatzsteuer abzuführen. Auf Basis der vom Gesetzgeber noch einmal verlängerten Übergangsregelungen hat jedoch ein Großteil der betroffenen Körperschaften, Anstalten oder Stiftungen die für die Einhaltung dieser Pflicht nötige Umstellung ihrer Abläufe weiter aufgeschoben. Dennoch sollten sich Kommunen und ihre Unternehmen möglichst bald damit befassen, da dies eine fundamentale Änderung im Finanzwesen bedeutet.

Um zu ermitteln, welche Umsätze umsatzsteuerrechtlich relevant sind, müssen alle Einnahmen und die zugrunde liegenden Sachverhalte geprüft werden. Das lässt sich beispielsweise durch eine Einnahmeanalyse bewerkstelligen. Die darin ermittelten Tatsachen sind dann der Ausgangspunkt für die Bestimmung des materiell-rechtlichen Klärungsbedarfs sowie etwaiger Risiken. Zusätzlich müssen die relevanten bestehenden mündlichen und schriftlichen Verträge der jPöR steuer-rechtlich bewertet werden, ebenso Verträge, die regelmäßig geschlossen werden. Professionelle Unterstützung leistet hier der steuerliche Berater. Der dauerhafte Verwaltungsaufwand, der über die Umstellung hinaus entsteht, damit auch künftig alle Umsatzsteuerpflichten ordnungsgemäß erfüllt werden können, lässt sich mit professioneller Software enorm verringern.

Homogener, automatisierter Prozess

So sorgen beispielsweise die Lösungen Rechnungswesen kommunal und Unternehmen online des IT-Dienstleisters DATEV für einen nahtlosen Datenaustausch zwischen verschiedenen Sachbereichen der jPöR und ihrem Steuerbereich. Bereits die integrierte Software für die Rechnungsschreibung gewährleistet, dass in den Ausgangsrechnungen die gemäß § 14 UStG erforderlichen Angaben enthalten sind. Zudem ist sie so in die Finanzsoftware eingebunden, dass die geltend gemachten Forderungen buchhalterisch erfasst werden und die ausgewiesene Umsatzsteuer automatisch in die Steuererklärung aufgenommen wird. Dass für bestimmte Rechnungen bereits konkrete Umsatzsteuersätze hinterlegt werden können, reduziert den manuellen Aufwand weiter. So entsteht ein homogener und automatisierter Prozess von der Rechnungsstellung über die Buchführung bis hin zur Erstellung von Umsatzsteuererklärungen, der das Fehler- wie auch das Haftungsrisiko für die Verantwortlichen deutlich senkt.

 

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