(GZ-18-2022)

► Stadt Zirndorf:

Behörden-Kommunikation leicht gemacht

DSGVO-konformer Behörden-Messenger für interne Kommunikation

Der Einsatz von portablen Medien wie Laptops und Smartphones bei Behörden und in kommunalen Verwaltungen steigt stetig. So auch die Nutzung von digitalen und mobilen Kommunikationslösungen. Es ist nicht verwunderlich, dass Beamtinnen und Beamte dabei unbedarft auf private Messaging Apps wie WhatsApp & Co. zurückgreifen, um sich effizient und reibungslos auszutauschen. Das Problem: Messaging Apps für den Privatgebrauch zählen im Behördenumfeld zu einer so genannten Schatten-IT und bieten aufgrund von erheblichen Schwächen hinsichtlich Datenschutz, Sicherheit, Administration, Integration und Support, eine große Angriffsfläche für Cyberangriffe. Für die IT-Abteilung der Stadt Zirndorf stand daher außer Frage, stattdessen auf eine DSGVO-konforme Kommunikationslösung zu setzen. Heute profitieren die Stadtverwaltung im Rathaus und die angrenzenden Referate wie Bauhof, Touristeninformation, Volkshochschule bis hin zur Feuerwehr von einer einfachen und sicheren Kommunikation mit dem Teamwire Messenger.

Richard Lippmann. Bild: Stadt Zirndorf

Mit Inkrafttreten der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) 2018 wurde allen Unternehmen und Behörden ein fundamentaler Sicherheitsstandard auferlegt. Vor allem im kommunikativen Austausch müssen Datenschutz, Datensicherheit und Datensouveränität gewährleistet sein. Für den IT-Verantwortlichen der Stadt Zirndorf im Landkreis Fürth war dies der Anlass, sich mit der Frage auseinanderzusetzen: Wie kommunizieren die rund dreihundert Mitarbeitenden der Stadtverwaltung eigentlich? Rund zwei Drittel der Belegschaft war damals vorrangig im Büro tätig, während die übrigen Angestellten zumeist mobil im Stadtgebiet unterwegs waren. Statt der vermuteten E-Mail-Kommunikation, die zu der Zeit aufgrund des VPN-Zugangs nur im Büro zum Einsatz kommen konnte, wurde außerhalb des Rathauses – insbesondere im Außendienst – via WhatsApp kommuniziert. Die Mitarbeitenden machten Fotos vor Ort, versendeten diese und erstellten verschiedene Gruppen, um sich schnell und simpel auszutauschen. Richard Lippmann, IT-Leiter bei der Stadt Zirndorf, erinnert sich und sagt: „Die mobile Kommunikation via WhatsApp entsprach leider nicht mehr den gesetzlichen Anforderungen. Eine DSGVO-konforme, sichere und für die Nutzer attraktive Lösung musste her.“

Auf dem Weg zur passenden Kommunikationslösung

Nach ersten erfolglosen Anläufen – dem Versuch einer selbstständigen Entwicklung eines Messengers auf Open Source-Basis und dem Austesten eines Standardprodukts, welcher jedoch die Anforderungen der IT nicht ausreichend abbilden konnte – entschied sich die IT-Administration der Stadt Zirndorf für den Behörden Messenger von Teamwire. Denn dieser konnte im Vergleich zu den bereits getesteten Lösungen mit einer zentralen Administration und Nutzerverwaltung punkten, die auch die Identifizierung von Benutzern geräteübergreifend gestattet. Außerdem erhielt die fünfköpfige EDV-Abteilung der Stadt Zirndorf von dem Münchner Messaging-Anbieter den gewünschten Kundensupport, um die Messenger-Einführung parallel zum Tagesgeschäft bewältigen zu können. „Da sich bei den Preisen für Standardprodukte am Business Messaging Markt kaum Unterschiede ausmachen ließen, waren es die vielen nützlichen Funktionalitäten, die DSGVO-Konformität und die einfache wie auch intuitive Bedienbarkeit, die uns überzeugten“, begründet Lippmann seine Wahl.

Komfortable Nutzerverwaltung und verlässliche Infrastruktur entscheidend

Das Ziel sollte ein reibungsloser Informationsaustausch und eine einfache Interaktion über alle Ämter und Sachgebiete hinweg sein. „Natürlich war es uns wichtig, dass alle Angestellten der Stadt Zirndorf den Messenger dank seiner hohen Nutzerfreundlichkeit intuitiv anwenden können“, erklärt der IT-Leiter. „Aus Sicht der EDV-Abteilung war es jedoch höchste Priorität, dass wir den Überblick über alle Nutzer behalten und die Nutzung zentral verwalten können, ganz gleich wer mit welchen und wie vielen Endgeräten über den Messenger kommuniziert.“ Eine weitere Anforderung an die Kommunikationslösung war es, das Hosting auszulagern. Zwar bestünde intern die Möglichkeit, den Messenger auf den Servern der Stadt Zirndorf zu unterhalten. „Doch insbesondere bei einem Technikausfall ist es erforderlich, einen abgekoppelten Kanal nutzen zu können“, erklärt Lippmann. „So können wir die Mitarbeitenden der Stadtverwaltung weiterhin mobil erreichen, wenn andere Kommunikationswege abgeschnitten sind.“ In Krisen- und Notfallsituationen, wie etwa technischen Störungen oder gar Hackerangriffen, gewährleistet ein mobiler Messenger innerhalb einer hochgeschützten Infrastruktur die notwendige zuverlässige Kommunikation. Daher entschied sich die Stadt Zirndorf, auf die deutsche Cloud-Lösung von Teamwire zu setzen.

Reibungslose Einführung der Messenger App in nur zwei Monaten

Die Implementierungsphase gestaltete sich schnell und reibungslos. „Nach einem kurzen Onboarding-Prozess ließ sich die Messaging App für jede Nutzerin und jeden Nutzer direkt im App- beziehungsweise Playstore der jeweiligen mobilen Anbieter herunterladen und installieren“, schildert Lippmann die Einführung der Lösung. Alle relevanten Voreinstellungen wurden zuvor zentral von der EDV-Abteilung im Dashboard vorgenommen, sodass die Kommunikation der Stadtverwaltung innerhalb von nur zwei Monaten komplett auf den Behörden Messenger umgestellt werden konnte. Allgemeine Schulungen waren wegen der hohen Benutzerfreundlichkeit und einfachen Bedienbarkeit des Messengers nicht nötig. Der Aufbau der App ist genauso intuitiv, wie die Mitarbeitenden es von WhatsApp gewohnt waren. „Wir hatten zu jeder Zeit einen persönlichen Ansprechpartner, der uns dabei half, unsere Kommunikation noch effizienter zu gestalten“, sagt Richard Lippmann erfreut.

Vernetzung von mobilen Mitarbeitenden und Büroangestellten

Seit Frühjahr 2021 ist der Behörden Messenger bei der Stadt Zirndorf im Einsatz. Rund einhundert Nutzer aus verschiedenen Bereichen – Rathaus, Touristeninformation, Jugendhaus, Feuerwehr, Gärtnerei, Bauhof und Volkshochschule – verwenden die App, Tendenz steigend. Die Mitarbeitenden nutzen vor allem die Möglichkeit, Text- und Bildnachrichten einfach und sicher auszutauschen. Das Bibert Bad Zirndorf bildet beispielsweise die Dienstplanung über den Messenger ab. Im Rathaus dient er vor allem als Informationskanal, um die Beamtinnen und Beamten über aktuelle Geschehnisse, insbesondere im technischen und EDV-Bereich, zu informieren. Hierbei gewährleisten die Mobile- und Desktop-App in Verbindung mit Gruppen-Chats eine optimale Erreichbarkeit von Kolleginnen und Kollegen – egal ob im Büro, im Home Office oder mobil unterwegs. So lassen sich kurzfristige Besprechungen via Videotelefonie oder -konferenz organisieren oder wichtige Informationen als Text-, Bild- oder Sprachnachrichten schnell und zuverlässig an die Betroffenen übermitteln. Der Chat-Verlauf bleibt auch beim Wechsel des Endgeräts komplett bestehen.

Drittsystemanbindung über Chat-Bot

Die vorbereitete API-Anbindung des Messengers bildet ein zentrales Szenario der Stadtverwaltung ab: Denn für mehr als 1000 Dienste im EDV-Bereich hat die Stadt Zirndorf das Monitoring-System PRTG im Einsatz. Via API-Schnittstelle werden Warnmeldungen über Ausfälle sofort an die verantwortlichen Mitarbeitenden gesendet. Dabei dient ein Chat-Bot als „Übermittler“ sowohl von Störungen als auch von deren erfolgreicher Behebung und der Meldung, dass die Dienste wieder verfügbar sind. In gemeinsamer Zusammenarbeit zwischen Teamwire und der EDV-Abteilung der Stadt Zirndorf hat man eine individuelle Lösung entwickelt: Dazu wurde eine EDV-Notfall-Gruppe erstellt, die aus den jeweiligen Mitarbeitenden und dem Chat-Bot besteht. Dieser ist mit einer Regel-basierten Abfrage programmiert, sodass er bei der Eingabe eines definierten Ereignisses ein passwortgeschütztes Formular in einer eigens dafür programmierten Software ansteuert. Dies wiederum sorgt dafür, dass alle Mitarbeitenden in der Gruppe „EDV-Notfall“ in Echtzeit benachrichtigt werden, um dem Problem nachzugehen.

Fazit: Digitale Behördenkommunikation schnell implementieren – Nutzerinnen und Nutzer einfach DSGVO-konform kommunizieren lassen 

Die Messenger App läuft sowohl auf dienstlichen Geräten als auch über verschlüsselte App-Container auf privaten Smartphones, wenn die Mitarbeitenden über kein Dienstgerät verfügen. „Die berufliche Kommunikation erfolgt jedoch ausschließlich über den Messenger“, erklärt der IT-Leiter. „Denn im Adressbuch sind immer genau die richtigen Ansprechpartner zu finden.“ Die sichere Abtrennung der Behördenkommunikation vom privaten Messaging sorgt für eine optimale Einhaltung von Datenschutzvorgaben. Heute läuft die Kommunikation der Stadt Zirndorf DSGVO-konform, komfortabel und schnell. Das Ziel, alle Mitarbeitenden unabhängig von ihrem Arbeitsort miteinander zu vernetzen, ist erreicht worden. In Zukunft werden sich die IT-Verantwortlichen mehr mit der Automatisierung von Arbeitsprozessen unter Einsatz von Chat-Bots beschäftigen.

Worauf Behörden und kommunale Verwaltungen bei der Messenger-Wahl achten sollten

• Ein deutscher Anbieter sollte die Daten in einem ISO 27001-zertifizierten Rechenzentrum hosten und eine komplette Verschlüsselung garantieren, um DSGVO-Konformität, Datensouveränität und Datensicherheit zu gewährleisten.
• Ausschließlich die EDV-Verantwortlichen oder der IT-Administrator sollte die Hoheit über die Nutzerverwaltung haben, damit individuelle Compliance-Anforderungen für Behörden eingehalten und Sicherheitslücken ausgeschlossen werden.
• Für eine effektivere Zusammenarbeit von autarken Behörden – sowohl innerhalb einer Kommune oder Gemeinde als auch mit externen äquivalenten Institutionen anderer Städte oder mit Sicherheitsbehörden – sollte eine übergreifende Kommunikation möglich sein.
• Über offene API-Schnittstellen sollten sich Drittsysteme bidirektional anbinden lassen, um den Informationsaustausch zu vereinfachen und bislang manuelle Prozesse (z. B. Vor-Ort-Notizen, Scannen von Ausweisdokumenten etc.) gezielt zu automatisieren.

Ob und welche Messaging-Lösung sich für das eigene Business eignet, erfahren Organisationen im kostenfreien Whitepaper „Business Messenger für eine sichere Team-Kommunikation“. Mit spannenden Praxiseinblicken, nützlichen Tipps und anschaulichen Anleitungen bietet es eine wertvolle Entscheidungshilfe für Unternehmen, Behörden und öffentliche Einrichtungen, um die passende Kommunikationslösung auszuwählen, einzuführen und produktiv zu nutzen. Das Whitepaper steht hier zum Download bereit:

https://teamwire.eu/info/whitepaper/business-messenger-fuer-eine-sichere-team-kommunikation/

Autoreninfo: Jennifer Köhler ist freie Redakteurin aus Dresden für die Teamwire GmbH (teamwire.eu), die sich auf sicheres und souveränes Instant-Messaging für Unternehmen, Behörden und Blaulicht-Organisationen spezialisiert hat.

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