► Studie des Nationalen E-Government Kompetenzzentrums:

Verwaltungsdaten besser nutzen

Die öffentliche Hand verfügt über eine Vielzahl von Daten und Informationen. Geburtsdatum, Wohnort, Familienstand – all das und noch viel mehr ist dem Staat bekannt und in verschiedenen Registern hinterlegt. Dennoch ist es (fast) immer erforderlich, ein Verwaltungsverfahren aus eigenem Antrieb und unter Beibringung einer Vielzahl dem Staat bereits bekannter Daten und Informationen zu initiieren. Nicht selten müssen diese Daten händisch und unter Verwendung schriftlicher Formulare wieder und wieder beigefügt, geprüft und singulär unter Inkaufnahme von Medienbrüchen verarbeitet werden.

Ob und wie unter Berücksichtigung rechtlicher Standards Mehrwerte einer datenbasierten Verwaltung gehoben werden können, zeigt eine Studie des Nationalen E-Government-Kompetenzzentrums (NEGZ) auf: „Data Driven Government“ setzt sich zudem damit auseinander, wie rechtliche Anforderungen erfüllt werden können.

Laut Studie können vorhandene Daten unter Achtung der Datensouveränität der Bürgerinnen und Bürger so verknüpft werden, dass daraus Leistungen generiert werden können, die sich in ihrem Nutzen von herkömmlichen Verwaltungsdienstleistungen abheben.

Technische Schnittstellen zwischen Systemen sind vielfältig vorhanden, sie sollten vereinheitlicht werden und über das Einverständnis der Bürgerinnen und Bürger nutzbar gemacht werden für die digitale Kommunikation zwischen den Ämtern (anstelle von Bescheiden und Belegen in Papierform). Der Variantenreichtum der Schnittstellen erhöht unnötig die Entwicklungsaufwände und verzögert damit die Digitalisierung.

Abweichungen der Datenbestände, beispielsweise bei Namens- und Adressschreibweisen, werden durch manuelle Abschriften hervorgerufen und erschweren die Systemabfragen (z. B. zwischen Melde- und Zulassungsregistern). Durch technische Abgleiche sollten diese vereinheitlicht werden können. Auch könnte ein zentrales Dashboard sowohl die Kommunikationsbeziehungen zwischen Bürgerinnen und Bürgern und Verwaltung abbilden als auch der Bürgerin bzw. dem Bürger die Möglichkeiten bieten, den Zugriff auf seine Stammdaten zu regeln bzw. berechtigte Zugriffe nachzuvollziehen. Die Verwaltung kann dezentral auf Daten zugreifen, ohne dafür parallele Strukturen und Silos bereitstellen zu müssen.

Abo-Modelle für wiederkehrende Bescheide wie etwa Parkbewilligungen seien in der Lage, sowohl Bürgerinnen und Bürger als auch die Verwaltung zu entlasten. Darüber hinaus eröffneten proaktive Angebote Einsparpotenziale für alle Prozessbeteiligten und zeigten eine wahrnehmbare Verbesserung der Services für Bürgerinnen und Bürger.

Noch weitergehender ist der Vorschlag eines Dashboards, das Daten der Bürgerin bzw. des Bürgers vorhält und eine Übersicht über Beziehungen von Bürgerinnen und Bürgern und Verwaltung bietet. Das Dashboard würde als zentrale Datenquelle fungieren und Bürgerinnen und Bürgern erlauben, ihre Daten freizuschalten und berechtigte nachvollziehen zu können. Auch Bescheide würden automatisch dem Dashboard „zugestellt“.

Dem Recht kommt der Untersuchung zufolge eine wichtige Begrenzungsfunktion zu, die sich etwa aus den Erwägungen des Datenschutzes ergibt. Aber es hat nicht nur eine Begrenzungsfunktion, sondern kann auch Grund und Gestaltungsmittel sein. IT-Sicherheit ist im Rahmen einer datenbasierten Verwaltung noch wichtiger. Sie bezieht sich nicht nur auf die Sicherheit der verwendeten Produkte und IT-Verfahren, sondern ganzheitlich auf die gesamte Organisation einschließlich der Amtsträger sowie der Bürgerinnen und Bürger. Eine Aufgabe, die dem Verwaltungsverfahrensrecht in Zukunft stärker zufallen sollte, ist es, positiv auf die Dateninfrastruktur der Verwaltung einzuwirken und insbesondere Grundprinzipien der Datenhaltung zu formulieren, die in Standards weiter ausgearbeitet werden.

Eine datenbasierte Verwaltung erlaubt es, Antragserfordernisse systematisch zu überprüfen. Es gibt verschiedene Möglichkeiten bis hin zur antragslosen automatisierten Leistung, wie die Verfahren bürgerfreundlicher, effektiver und effizienter und langfristig kostengünstiger gehandhabt werden können. Kriterien der Überprüfung können dabei etwa die Informationsgrundlage, die Folgen des Verwaltungshandelns, der Grad der notwendigen Beteiligung etc. sein.

Fazit: Es ist ökonomisch und gesellschaftlich sinnvoll und informationstechnologisch wie rechtlich möglich, die Potenziale einer datenbasierten Verwaltung zum Nutzen aller auszuschöpfen. Deren Möglichkeiten zeigen sich anhand konkreter Beispiele.

DK