(GZ-24-2020)

► Digitale Transformation:

Digitalisierungsbegleitung für Kommunen

Digitalisierung ist in aller Munde und wird allenthalben verteufelt oder als Heilsbringer angesehen. Neutral betrachtet ist Digitalisierung eine Entwicklung, die alle Lebens- und Arbeitsbereiche umfasst und immer mehr an Fahrt aufnimmt. Mit ihr gehen enorme Veränderungen einher, da sie einen tiefen Eingriff in die jeweilige Aufbau- und Ablauforganisation darstellt. Bürgermeister Dipl.-Ing. (FH) Rainer Handlfinger. Bild: Catus

Schritte in Richtung Digitalisierung sollten daher nie Selbstzweck sein. Es gilt im Einzelfall zu prüfen, ob ein Prozess damit effizienter gestaltet werden oder die Zusammenarbeit erleichtert werden kann. Ist dies nicht der Fall, ist eine bewusste Entscheidung gegen eine entsprechende Digitalisierung legitim und sinnvoll. Denn Ziel einer jeden digitalen Transformation sollte es sein, Menschen von fehleranfälligen bzw. zeitaufwändigen Routine-Tätigkeiten zu entlasten.

So wird Raum geschaffen für andere Aufgaben, die zumindest derzeit nur Menschen erledigen können. Bei derartigen Nicht-Routine-Aufgaben sind etwa Wahrnehmung, Feinmotorik, Kreativität, analytisches Denken und soziale Intelligenz gefragt.

Erfolgsfaktoren von Digitalisierungsvorhaben

Mit diesem Bewusstsein, das dem Thema Digitalisierung die Bedrohlichkeit nimmt, bringen Mitarbeiter bei der Analyse von Ist-Abläufen meist motiviert ihre wertvollen Erfahrungen ein, um gemeinsam Digitalisierungspotenziale zu identifizieren. Neben motivierten Menschen sind lebbare Prozesse und nachhaltige Strategien als kritische Erfolgsfaktoren von Digitalisierungsvorhaben zu nennen. Damit lassen sich ineffiziente Workarounds und kostspielige Insellösungen vermeiden.

In kleinen Schritten zum Erfolg

Digitalisierung in Kommunen ist keine Über-Nacht-Aktion, sondern ein andauernder Prozess, der kontinuierlich und in kleinen Schritten zum Erfolg führt. Wichtig sind individuelle, passgenaue Lösungen und der Mut, einfach mal zu machen. Und das, auch wenn andere Themen noch so dominant erscheinen. Sonst tappt man leicht in die Falle ‚Wir hatten keine Zeit die Axt zu schärfen, denn wir mussten Bäume fällen'.

Fallbeispiel aus Niederösterreich

Wie ein weiterer Schritt zur digitalen Kommune gelingen kann, zeigt das Beispiel der niederösterreichischen Kommune Ober-Grafendorf. Die Gemeinde legt viel Wert auf Regionalität und Nachhaltigkeit. Daher organisiert sie die Essensversorgung ihrer öffentlichen Einrichtungen selbst und stellt so kurze Wege sicher. Dabei sind verschiedene Akteure beteiligt: Als Kunden die kommunalen Kindergärten und eine Einrichtung für Betreutes Wohnen, als Endkunden die essenden Kinder bzw. Senioren, als kooperierende Produzenten die ortsansässigen Wirte und als Auslieferer ein Verein.

Bisher löste die Gemeinde die Koordination dieses Prozesses durch eine selbst programmierte Datenbank. Diese ist inzwischen technisch überholt und relativ pflegeaufwändig, so dass eine Alternativlösung erforderlich war. Im Rahmen eines Projekts, das von den Ingolstädter Catus Consultants für Changemanagement und Digitalisierung begleitet wurde, wurde zunächst der Ist-Prozess vom Zusammenstellen der Menüs bis zur Rechnungsstellung an die Endkunden analysiert und dokumentiert. Auf dieser Basis wurde der zukünftige Soll-Prozess definiert und in Gesprächen mit allen Beteiligten Anforderungen an eine neue Software identifiziert.

Zukunftsfähige Lösung

Im Rahmen der anschließenden Recherche wurde eine passende Software gefunden, die zur bestehenden kommunalen Infrastruktur kompatibel ist. Schließlich wurde die Einführung der neuen Software begleitet. Bürgermeister Rainer Handlfinger zeigt sich sehr zufrieden: „In sehr kurzer Zeit und mit äußerst geringem personellen Aufwand der Kommune haben wir mit den Catus Consultants eine zukunftsfähige Lösung gefunden, die allen Beteiligten durch eine einfachere Bedienung auch noch wöchentlich Zeit spart.“

Enormes Einsparpotenzial

Dieses Projekt steht stellvertretend für zahlreiche weitere kommunale Themen und Prozesse mit einem enormen finanziellen und zeitlichen Einsparpotenzial durch nachhaltige Digitalisierungslösungen. Effizienzsteigerungen und eine zukunftsfähige Positionierung sind zum Beispiel auch hier möglich:

• Ablösen der telefonischen Buchung von kommunalen Veranstaltungsgebäuden durch einen teildigitalisierten Prozess und die Einbindung eines online-Kalenders
• Teamentwicklung zur Einführung synchroner, digitaler Zusammenarbeitsformen, wenn Teile der Belegschaft im Homeoffice tätig sind
• Entwicklung von alternativen Lösungen für wichtige Sitzungen, die trotz der Pandemie nach strikten Vorgaben abzuhalten sind.

Ein kritischer Blick auf die eigenen Arbeitsabläufe lohnt in jedem Fall.

Kontakt: www.catus-consultants.de

Dieser Artikel hat Ihnen weitergeholfen?
Bedenken Sie nur, welche Informationsfülle ein Abo der Bayerischen GemeindeZeitung Ihnen liefern würde!
Hier geht’s zum Abo!