(GZ-17-2022)

► BKPV-Geschäftsbericht 2021:

Von elektronischer Bauabrechnung bis Jugendhilfeleistungen

Aktuelle Fragen aus der Prüfungs- und Beratungstätigkeit bilden Schwerpunkte des Geschäftsberichts 2021 des Bayerischen Kommunalen Prüfungsverbands. Neben haushalts- und kassenrechtlichen Themen, Auslegungshinweisen zum Entgeltgruppenverzeichnis von Handwerkern sowie Erfahrungen bei ambulanten Jugendhilfeleistungen stehen die Themen „Vermeidung und Behandlung von Forderungen einer Baufirma auf Entschädigung aus § 642 BGB wegen nicht rechtzeitig fertig gestellter Vorunternehmerleistungen“, „Elektronische Bauabrechnung mit digitalen Geländemodellen“ sowie „Nachhaltigkeit und Nachhaltigkeitsmanagement“ auf der Agenda.

Laut Angaben des BKPV wird die Geschäftsstelle in der Landeshauptstadt bereits seit einiger Zeit mit Anfragen zu elektronischen Bezahlverfahren nahezu überflutet „und auch im Rahmen unserer Prüfungen werden wir immer mehr mit praktischen Fragen des e-Payment konfrontiert.“ Wenn die Kommunen künftig verpflichtend ihre Verwaltungsdienstleistungen online anbieten und auch eigene Onlineshops usw. betreiben wollen, müssten sie fortan verschiedene Zahlungsmöglichkeiten anbieten, da die Bürger mittlerweile oft sehr viel Wert auf eine Auswahl unterschiedlicher Zahlungsmöglichkeiten und einen medienbruchfreien Verwaltungsprozess legen.

Datenschutz und Online-Zahlungsmöglichkeiten

Unter Abwägung von Aspekten zum Datenschutz, der effizienten Einbindung in die IT-Umgebung, zur Wirtschaftlichkeit als auch zur Bedienerfreundlichkeit für Bürgerinnen und Bürger sollte die Kommune aus Sicht des BKPV aber stets in einem überlegten Auswahlprozess hinterfragen, ob sie tatsächlich den bunten Blumenstrauß an Zahlungsmöglichkeiten anbieten möchte bzw. muss. Gezielt weniger sei oft mehr.

Insbesondere im Bereich der Jugendhilfe sind die Sozialausgaben in den vergangenen Jahren zum Teil erheblich angestiegen – ein Trend, der sich in Zukunft voraussichtlich noch verstärken dürfte. Im Rahmen der überörtlichen Rechnungsprüfung unterliegen die stationären Hilfen zur Erziehung nach §§ 34, 35a SGB VIII (Heimerziehung, sonstige betreute Wohnform, Eingliederungshilfe) einschließlich der Vollzeitpflege (§ 33 SGB VIII) aufgrund der beträchtlichen finanziellen Auswirkungen der kontinuierlichen Kontrolle des Bayerischen Kommunalen Prüfungsverbands. Die zunehmende Bedeutung der ambulanten Hilfen zur Erziehung innerhalb des Hilfespektrums hat der BKPV zum Anlass genommen, während des letzten Prüfungsturnus insbesondere die Hilfen nach § 30 SGB VIII (Erziehungsbeistand, Betreuungshelfer) und § 31 SGB VIII (Sozialpädagogische Familienhilfe) einer durchgängigen Prüfung zu unterziehen.

Die Vereinbarungen nach § 77 SGB VIII, auf deren Grundlage die ambulanten Jugendhilfeleistungen in Bayern zwischen den verschiedenen Leistungsanbietern und den örtlichen Jugendhilfeträgern vollzogen werden, sind laut BKPV in weiten Teilen heterogen. Diese Vielfalt an unterschiedlicher Vertragsgestaltung berge zahlreiche Fehlerquellen und binde erhebliche Personalressourcen bei den Jugendämtern, die die Vereinbarungen regelmäßig ausarbeiten, verhandeln und umsetzen müssen. Daher wird eine – zumindest partielle – Vereinheitlichung in diesem Bereich für opportun erachtet.

Möglichkeiten, wie dies realisiert werden kann, seien zwischenzeitlich bereits angegangen und umgesetzt worden. So hätten beispielsweise die oberbayerischen Jugendämter 2017 in einer Arbeitsgruppe einheitliche Vertragsvorlagen erarbeitet, die bei entsprechendem Bedarf von den Jugendämtern in Oberbayern verwendet werden können. Auch in Schwaben seien derartige Bestrebungen im Gange.

Synergieeffekte durch kommunale Kooperationen

Erfolgversprechend könne es auch sein, durch kommunale Kooperationen Synergieeffekte zu bewirken, heißt es weiter. „Auch wenn die Rechtsprechung der Schaffung einer pluralen Angebotsstruktur große Bedeutung beimisst (siehe Beschluss des VGH München vom 06.12.2021 – 12 CE 21.2846), kann hieraus nicht abgeleitet werden, dass auf Verlangen mit jedem Anbieter eine Vereinbarung im Sinne von § 77 SGB VIII nach dessen Vorgaben abgeschlossen werden muss.“

Grundsatz der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit

Das Interesse der öffentlichen Jugendhilfeträger an Kostendämpfung sei vom Gericht nur moniert worden, weil Leistungsanbieter nach einer Ausschreibung vollständig von der Angebotsstruktur ausgeschlossen und insoweit in ihrer Berufsausübungsfreiheit verletzt worden waren. Um dem Grundsatz der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit zu entsprechen, sollte das geforderte Entgelt für die Träger der öffentlichen Jugendhilfe transparent, nachvollziehbar und belegbar sein. „Nur so ist gewährleistet, dass die Jugendhilfeleistungen letztlich zum Wohle der Kinder und Jugendlichen effizient und wirtschaftlich eingesetzt werden“, stellt der BKPV fest.

Eigenes Grundwissen aufbauen

Mittlerweile Standard bei Hoch- und Tiefbaumaßnahmen ist die elektronische Bauabrechnung unter Verwendung digitaler Geländemodelle (DGM). Da im kommunalen Bereich aber der Umgang und die Kontrolle der elektronischen Bauabrechnung oft vernachlässigt und die Weiterbildung kaum gefördert werden, will der Prüfungsverband den Kommunen nahebringen, wie wichtig es ist, eigenes Grundwissen zur elektronischen Bauabrechnung aufzubauen. Hierzu sei Personal erforderlich, das sich für das Thema begeistern kann.

Wie der BKPV darlegt, ist die elektronische Bauabrechnung mit Hilfe von digitalen Geländemodellen Stand der Technik. Die Auftraggeber müssten sich mit der elektronischen Bauabrechnung auseinandersetzen und sich Wissen dazu aneignen. Der Auftraggeber und seine beauftragten Ingenieure/Architekten dürften digitale Abrechnungen nicht ohne digitale Prüfung zur Zahlung freigeben. Die elektronische Bauabrechnung sei vertraglich zu vereinbaren. Abrechnungen, die nicht den Vertragsbedingungen entsprechen, müssten zurückgewiesen werden.

„Der Auftragnehmer hat seine Leistungen unabhängig von der verwendeten Aufmaßmethode prüfbar abzurechnen“, heißt es weiter. „Die mittels digitaler Geländemodelle abgerechneten Leistungen lassen sich nur dann sachgerecht kontrollieren, wenn die digitalen Abrechnungsdaten vorliegen. Sie stellen maßgebliche zahlungsbegründende Unterlagen nach § 71 KommHV-Kameralistik oder § 67 KommHV-Doppik dar.“ Dazu zählten bei der elektronischen Bauabrechnung unter anderem folgende Bau- und Abrechnungsunterlagen:

• Schriftliche Vereinbarung zur Bauabrechnung gemäß Ziffer 5 Nr. 2 der Weiteren Besonderen Vertragsbedingungen, beispielsweise unter Verwendung des Formblatts „Ergänzung Vereinbarung zur Bauabrechnung“ (4510.StB aus dem VHB Bayern)
• Datenträger mit den Vermessungsdaten der einzelnen Aufmaße (Rohdaten)
• Datenträger mit den Testdaten vor Beginn der Bauabrechnung
• Datenträger mit den Eingabedaten für die Berechnungen
• Datenträger mit der Prüfberechnung oder der Vergleichsberechnung des mit der Rechnungsprüfung beauftragten Planers
• Datenträger mit den für die Berechnung verwendeten DGM im REB-Format
• Datenträger mit den Abrechnungsplänen im CAD-Format.

Grundvoraussetzung

Sollte der Auftraggeber nicht über entsprechendes Wissen über die elektronische Bauabrechnung verfügen oder keine entsprechende Software und Benutzer vorhalten, so sei dies zumindest Grundvoraussetzung für die beauftragten Ingenieur- und Architekturbüros. Der Auftraggeber sollte sich aber im Klaren sein, dass zukünftig immer mehr die elektronische Bauabrechnung bei Baumaßnahmen zum Standard wird. Daher sei eine entsprechende Schulung und Weiterbildung der kommunalen Mitarbeiter im Bauamt unumgänglich, macht der Prüfungsverband deutlich.

Nachhaltigkeitsberichterstattung

Im Rahmen des Ziels, in Europa bis 2050 Klimaneutralität zu erreichen, soll insbesondere eine neue Säule Nachhaltigkeitsberichterstattung neben der bestehenden Säule Finanzberichterstattung eingerichtet werden. Ziel der EU ist die Schaffung eines Regelwerks, das die Nachhaltigkeitsberichterstattung im Laufe der Zeit auf eine Stufe mit der Finanzberichterstattung stellen wird.

„Insofern werden die betroffenen Unternehmen Ressourcen in die Einführung eines Nachhaltigkeitsmanagementsystems und der daraus folgenden Nachhaltigkeitsberichterstattung investieren müssen. Kommunale Unternehmen, die nach den Vorschriften für große Kapitalgesellschaften berichten müssen und geprüft werden, müssen sich darauf einrichten“, teilt der BKPV mit. Um ein möglichst effizientes Vorgehen zu gewährleisten und aufgrund der vorhandenen Zeitschiene erscheine es geboten, dass die betroffenen kommunalen Unternehmen das Thema im Auge behalten und zeitnah mit der notwendigen Priorität in Angriff nehmen.

DK

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